Dernière mise à jour : 2026-10-30
Français · English · Conditions / Service terms
Cette annexe fait partie des conditions du service Speiros. Le client professionnel titulaire du compte est responsable du traitement ; SPEIROS, SAS, SIREN 994 829 851, agit comme sous-traitant pour les données de recrutement confiées au service. Contact : lucas@speiros.com.
Elle couvre la durée de la prestation et les opérations nécessaires à sa clôture : collecte et import, organisation, rapprochement avec un poste, synthèse, préparation et suivi des approches, traitement des candidatures entrantes et coordination des entretiens, selon les fonctions activées. Une mission de chasse sur instructions du client, pour un poste défini et sans vivier interclients, peut être incluse par le devis. Toute finalité propre distincte nécessite un cadre adapté.
Les personnes sont les candidats, recruteurs et participants aux entretiens. Les données comprennent identité et coordonnées professionnelles, parcours et CV, sources, critères professionnels, synthèses, échanges, préférences de contact, disponibilités et événements. Les données sensibles, pénales et l’enregistrement vocal ne sont pas inclus par défaut.
Les instructions documentées sont ces conditions, le devis éventuel, les paramètres et les demandes des personnes habilitées du client. SPEIROS ne traite les données que sur ces instructions, y compris pour les transferts, sauf obligation légale ; il informe le client d’une telle obligation sauf interdiction légale et signale immédiatement une instruction qu’il estime contraire au droit applicable. SPEIROS ne constitue pas de vivier interclients et n’entraîne pas ses propres modèles sur ces données. Les accès sont limités aux personnes nécessaires soumises à confidentialité.
SPEIROS met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles proportionnées : authentification, autorisations par espace, gestion des habilitations et secrets, sauvegardes, diagnostics filtrés et mécanismes d’opposition et de conservation. Les mesures sont réévaluées selon les risques ; cette annexe ne revendique aucune certification.
SPEIROS assiste le client pour les demandes d’accès, correction, opposition, limitation, portabilité et effacement, ainsi que pour la sécurité, les analyses d’impact et les consultations préalables. Les demandes reçues sont transmises promptement au client ; SPEIROS répond sur ses instructions, sauf obligation légale. Une violation est signalée au client sans retard injustifié avec les faits disponibles, ses conséquences possibles, les mesures prises et le contact de suivi, puis complétée au fil de l’enquête.
Le client autorise les prestataires nécessaires au service : Vercel pour l’hébergement et le routage IA, Supabase pour base, authentification et fichiers, Brevo pour les emails transactionnels, Sentry pour les diagnostics techniques et, selon les fonctions activées, PostHog pour la mesure du produit et Unipile pour les comptes connectés. Les modèles IA sont ceux sélectionnés dans le service, routés par Vercel AI Gateway, notamment OpenAI pour les embeddings. Les conditions et sous-traitants du Gateway sont accessibles sur https://vercel.com/legal/sub-processors ; les modèles et routes configurés doivent être pris en compte dans les instructions du client.
Les intégrations Google, Microsoft, Slack et les autres services directement choisis par le client sont utilisés dans le périmètre de ses autorisations et contrats. Stripe traite les opérations de paiement selon son propre rôle ; il ne reçoit pas les dossiers candidats pour cette fonction.
SPEIROS impose aux sous-traitants engagés les obligations de protection appropriées et reste responsable de leur exécution au titre de l’article 28. Tout ajout ou remplacement pertinent est annoncé au client avant le changement pour permettre une objection motivée et son examen. Les opérations peuvent comporter des traitements ou accès hors EEE ; SPEIROS les encadre par un mécanisme valable du chapitre V, dont les clauses contractuelles types lorsqu’elles sont nécessaires, et les mesures complémentaires appropriées. Les informations et garanties applicables sont disponibles sur demande à lucas@speiros.com. La région de la base principale ne constitue pas une garantie de traitement exclusivement européen.
Les durées suivent les instructions du client et les réglages du service. Les nouvelles fiches d’un espace soumis à la politique standard ont une échéance maximale initiale de 24 mois depuis la plus ancienne collecte connue, sans renouvellement silencieux. Cette limite technique ne remplace pas une durée métier plus courte nécessaire à un recrutement, ni une information distincte pour un vivier facultatif.
À la fin du service, le client choisit la restitution dans un format utilisable ou la suppression. SPEIROS supprime les copies, sauf obligation légale justifiée, et traite explicitement fichiers, conversations partagées, index et copies chez les prestataires. Les copies de sauvegarde restent protégées jusqu’à leur rotation ; une restauration doit réappliquer les suppressions pertinentes. SPEIROS rend compte du périmètre et des délais réellement exécutés, sans assimiler la seule suppression d’une fiche à celle de toutes les copies.
SPEIROS fournit les informations nécessaires pour démontrer le respect de cette annexe et permet les audits du client ou de son auditeur mandaté, selon des modalités protégeant les autres clients et les secrets sans empêcher la vérification. Le client conserve la responsabilité de ses décisions, de la base légale, de l’information des candidats et des instructions.
This addendum forms part of the Speiros service terms. The business using the account is the controller; SPEIROS, a French SAS, registration number 994 829 851, is processor for recruiting data entrusted to the service. Contact: lucas@speiros.com.
It covers the service term and closing operations: collection and import, organization, role matching, summaries, outreach preparation and follow-up, incoming applications and interview coordination as enabled. A quote may include a client-instructed search for a defined role without a shared candidate pool. Distinct independent purposes require an appropriate separate framework.
Individuals include candidates, recruiters and interview participants. Data includes professional identity and contact details, career history and CVs, sources, professional criteria, summaries, messages, contact preferences, availability and calendar events. Special-category and criminal-offence data and voice recording are not included by default.
Documented instructions comprise this agreement, any quote, settings and requests from authorized customer users. SPEIROS processes only on those instructions, including for transfers, unless legally required otherwise, and gives notice unless prohibited. It immediately flags instructions it considers unlawful. SPEIROS does not build a shared candidate pool or train its own models on customer recruiting data. Access is limited to necessary personnel bound to confidentiality.
SPEIROS maintains proportionate technical and organizational measures including authentication, workspace authorization, permission and secret management, backups, filtered diagnostics, objection handling and retention mechanisms. Measures are reviewed against risk; no certification is claimed.
SPEIROS assists with individual rights, security, impact assessments and prior consultation. Requests received are promptly referred to the customer and answered on its instructions unless legally required. Personal data breaches are reported without undue delay with available facts, possible consequences, measures and a contact, followed by updates.
The customer authorizes providers necessary to deliver the service: Vercel for hosting and AI routing, Supabase for database, authentication and files, Brevo for transactional email, Sentry for technical diagnostics and, where enabled, PostHog for product measurement and Unipile for connected accounts. AI models are those selected in the service and routed through Vercel AI Gateway, including OpenAI for embeddings. Gateway provider information is available at https://vercel.com/legal/sub-processors; configured models and routes must be reflected in customer instructions.
Customer-selected Google, Microsoft, Slack and other integrations operate within the customer’s permissions and contracts. Stripe processes payments under its applicable role and does not receive candidate dossiers for that purpose.
SPEIROS imposes appropriate processor obligations on engaged subprocessors and remains responsible under Article 28. Relevant additions or replacements are announced beforehand so the customer can raise a reasoned objection for review. Processing or access may occur outside the EEA and must be covered by a valid Chapter V mechanism, including standard contractual clauses where required and appropriate supplementary measures. Applicable details and safeguards are available from lucas@speiros.com. The main database region does not guarantee exclusively European processing.
Retention follows customer instructions and service settings. New profiles in workspaces under the standard policy have an initial maximum deadline of 24 months from the earliest known collection, without silent renewal. This technical cap does not replace a shorter necessary hiring retention period or separate information for an optional talent pool.
On termination the customer chooses usable data return or deletion. SPEIROS deletes copies unless legally required to retain them and addresses files, shared conversations, indexes and provider copies explicitly. Backups remain protected until rotation, and relevant deletions must be reapplied after restoration. SPEIROS reports the scope and timing actually executed; deleting a profile alone does not establish deletion of every copy.
SPEIROS provides information demonstrating compliance with this addendum and permits customer or mandated auditor verification under arrangements protecting other customers and confidential information without preventing audit. The customer remains responsible for hiring decisions, lawful basis, candidate information and instructions.